Worauf es bei der Prozessaufnahme mit einer Swimlane ankommt
Erich Pelikan – 19.1.2025
Inhalt:
- Vorbereitung
- Start der Prozessaufnahme
- Beteiligte Rollen identifizieren
- Fragen, Fragen, Fragen
- Das richtige Detaillevel wählen
- Zeitinformationen in der Swimlane
- Umgang mit Zusatzinformationen
- Zeitbedarf
- Abschluss
- Weitere Nutzung der erstellten Swimlane
Eine gründliche Prozessaufnahme steht fast immer am Anfang eines Kaizen-Workshops. Und meist ist das Prozessfunktionsdiagramm, oft auch kurz Swimlane genannt, die Methode der Wahl. Aber was so einfach aussieht, kann für einen Moderator, der das erste Mal eine Swimlane aufnimmt, durchaus herausfordernd sein. Gehen wir es also einmal Schritt für Schritt durch und schauen auf einige Tipps und Tricks, die zu einer erfolgreichen Prozessaufnahme beitragen können.
Vorbereitung ⇑
Das Grundrüstzeug besteht aus einem Besprechungsraum mit einer ausreichend langen freien Wand, Brown-Paper (Packpapier in großen Bögen), Post-ITs in verschiedenen Farben und Größen, Moderationsmarkern sowie Kreppband, Tesafilm und Klebestift sowie einer Schere. Ergänzend können Moderationskarten (Metaplan-Karten) in rechteckig und rund hilfreich sein, vor allem bei größeren Prozessaufnahmen, sind aber kein Muss. Ein Flipchart kann ggf. für kurze Visualisierungen oder zur Unterstützung von Diskussionen hilfreich sein.
Vor dem Workshop sollte der Moderator schon einmal mehrere Bögen des Brown-Papers anbringen (Breite vor Höhe). Empfehlung hier: nach rechts etwas Platz lassen, um ggf. noch „anbauen“ zu können. Die Oberkante des Brown-Paper so ausrichten, das man als Moderator gerade noch oben schreiben könnte. Zum Anbringen Krepp-Band (Malerkrepp) verwenden, aber unbedingt vorher eine Klebeprobe machen, um zu verhindern, dass beim Ablösen des Kreppbandes die Wand beschädigt wird.
Diese Vorbereitung ist scheinbar nur ein Detail, spart aber wertvolle Zeit im Workshop selbst. Natürlich kann das Anbringen des Brown Paper auch in der Pause erfolgen, aber nicht selten benötigt man als Moderator diese Zeit eigentlich für andere Dinge im Zusammenhang mit dem Workshop (Flip Charts aufhängen, Zwischenstand dokumentieren etc.)
Bei den Post-ITs ist es hilfreich, sich vorab ein Farbschema zurecht zu legen, z.B. grün für Rollen, pink für Prozessschritte, blau für Entscheidungspunkte, gelb für Probleme und Informationen, die es festzuhalten gilt. Es ist für die Lesbarkeit ausgesprochen wichtig, diese Farbzuordnung konsequent durchzuhalten, weshalb für die Farbwahl der Prozessschritte darauf geachtet werden sollte, dass hier eine ausreichende Menge zur Verfügung steht.
In einem Training bin ich gefragt worden, ob es nicht sinnvoll wäre, direkt schon Linien für die Schwimmbahnen einzuzeichnen, um die Orientierung zu vereinfachen. Meine Empfehlung ist, darauf bis zum Ende der Prozessaufnahme zu verzichten, vor allem wenn man als Moderator die Anzahl der beteiligten Rollen nicht kennt. Mit Post-ITs können wir relativ schnell Abstände anpassen, einmal gemalte Linien auf dem Brown-Paper hingegen lassen sich nicht mehr verschieben. Gleiches gilt für Verbindungslinien zwischen Prozessschritten – auch diese malen wir so spät wie möglich, da sich immer noch – meist zum Ende der Prozessaufnahme – zusätzliche Aspekte (Sonderfälle, Ausnahmen) ergeben, die doch noch aufgenommen werden müssen.
Ein wichtiger Aspekt bei der persönlichen Vorbereitung besteht darin, eine Übersicht über den Prozess zu gewinnen und vor allem die beteiligten Rollen mit den Teilnehmern abzugleichen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle Prozessteile im Raum vertreten sind, es bei der Aufnahme des Prozesses also nicht zu blinden Flecken kommen kann. Diese Überprüfung sollte schon im Vorgespräch mit dem Prozesseigner erfolgen, ebenso wie Festlegung von Anfangs- und Endpunkt des Prozesses.
Als weiteren Schritt bei der persönlichen Vorbereitung kann es sinnvoll sein, sich noch einmal die gebräuchlichen Symbole für Flow-Charts in Erinnerung zu rufen, z.B. wie Entscheidungspunkte oder Mehrfachentscheidungen korrekt dargestellt werden.
Start der Prozessaufnahme ⇑
Wir können nicht notwendig voraussetzen, dass jeder das Swimlane-Werkzeug kennt, weshalb eine kurze Erläuterung an den Anfang gestellt werden sollte. Hierzu bietet es sich an, die wichtigsten Punkte vorab auf einem Flip-Chart zusammenzufassen.
Die eigentliche Arbeit an der Swimlane beginnt mit der Eingrenzung des Prozesses (Start, Ende), dem Eintragen des Titels mittig oben auf dem Brown-Paper und ggf. der Ergänzung relevanter Randinformationen (Volumen in einer Schicht, zeitliche Lage der Schicht, verfügbares Personal, Datum der Prozessaufnahme, Team, das die Aufnahme durchgeführt hat, Datum der Prozessaufnahmen, TAKT oder Exit Rate etc.). Es empfiehlt sich diese direkt zu Beginn festzuhalten und ggf. während des Mappings zu ergänzen, da sich daraus ergänzende Fragen ergeben können und diese bei der späteren Dokumentation nicht separat ergänzt werden müssen.
Beteiligte Rollen identifizieren ⇑
Als nächstes erfragen wir die beteiligten Rollen und sammeln diese ganz links in einer Spalte, idealerweise schon geordnet nach der Reihenfolge der Beteiligung im Prozess: frühe Beteiligung oben, späte Einbindung in der Säule der Rollen unten. Die Liste ist oft einerseits nicht vollständig, kann aber auch Rollen beinhalten, die nicht wirklich eine Prozessbeteiligung haben. Wir sammeln trotzdem alle ein, binden aber Diskussionen, ob eine genannte Rolle aufzunehmen ist oder nicht, mit dem Hinweis, dass sich das im Laufe der Prozessaufnahme klären wird, sehr schnell ab. Post-IT für Rollen sollten die gleiche Größe wie Prozessschritte haben, aber sich farblich einheitlich gestaltet optisch absetzen.
Bei sehr großen Swimlanes (> 4-5 Meter) kann es (vor allem ohne eingezeichnete Linien) schwer werden, die für einen Schritt verantwortliche Rolle auszumachen. Ein probates Hilfsmittel ist das Kopieren der Rollen, d.h. wir wiederholen die Rollensäule, um die Zuordnung zu erleichtern. Hier bitte wirklich alle Rollen kopieren, auch wenn einzelne Rollen im späteren Verlauf des Prozesses keinen Beitrag mehr haben. Die Alternative besteht darin, den Prozess an einem logischen Punkt zu teilen und neu mit weniger Rollen anzusetzen.
JJetzt geht es darum, mit dem Team den Startpunkt bzw. Trigger des Prozesses zu identifizieren (vorher schon mit dem Prozesseigner festgelegt). Manche Moderatoren stellen ihn als ersten Prozessschritt dar, andere bevorzugen ein explizites Start-Symbol. Da aber alle Teilnehmer im Raum der Entwicklung ohnehin folgen, ist dieses Detail von untergeordneter Bedeutung. Wichtig ist aber, bei allen Prozessschritten der Regel zu folgen, immer mindestens ein Verb und ein Hauptwort zu verwenden, also nicht z.B. nur „Auftrag“, sondern „Auftrag (im System xy) anlegen“.
Ich sehe oft, dass vor allem wenig erfahrene Moderatoren versuchen, aus (falsch empfundenem) Zeitdruck die entsprechenden Post-It in der Hand zu schreiben, worunter die Lesbarkeit sehr leidet. Hier gibt es drei Lösungen:
- Post-IT an die richtige Stelle auf das Brown Paper kleben und dort schreiben,
- an einem Stehpult schreiben, dass man sich vorher herangeholt hat,
- das Schreiben an die Teilnehmer oder einen Helfer „outsourcen“.
Letzteres hat den Vorteil, dass die Teilnehmer stärker eingebunden werden und quasi Verantwortung für die richtige Darstellung ihrer Schritte übernehmen. Die Instruktion, auf kleinen Post-It nur zweizeilig und in Druckbuchstaben zu schreiben erhöht die Lesbarkeit.
Letzteres hat den Vorteil, dass die Teilnehmer stärker eingebunden werden und quasi Verantwortung für die richtige Darstellung ihrer Schritte übernehmen. Die Instruktion, auf kleinen Post-IT nur zweizeilig und in Druckbuchstaben zu schreiben, erhöht die Lesbarkeit.
Fragen, Fragen, Fragen ⇑
Als Moderator ist es durchaus ein Vorteil, den Prozess nicht im Detail zu kennen. Nachfragen zu für den Moderator unklaren Abläufen, die aber allen Teilnehmern klar und bekannt sind, führen dazu, dass diese vom Team hinterfragt werden. Ohne diese Nachfragen können durchaus Potentiale liegen bleiben, weil etablierte Abläufe einfach als gegeben hingenommen werden.
Das richtige Detaillevel wählen ⇑
Eine Stärke der Swimlane besteht darin, dass wir theoretisch beliebig detailliert werden können, was aber dann zu sehr umfangreichen Darstellungen führt. Detaillierte Darstellungen sind dort interessant, wo wir Probleme herausarbeiten wollen. Für den größten Teil eines Prozesses reicht aber meist ein Detailgrad, der eine gute Übersicht ermöglicht, vollkommen aus. Als Moderator kann man ggf. für eine Gruppe von Schritten, in denen die Probleme vermutet werden, eine Sub-Swimlane mit höherem Detailgrad aufmachen und so Übersicht über den Gesamtprozess mit notwendiger Detailtiefe im Problembereich verbinden.
Zeitinformationen in der Swimlane ⇑
Bei der Erstellung der Swimlane gilt, dass die Zeitachse von links nach rechts läuft, d.h. eine Aktivität, die relativ zu einem gerade betrachteten Schritt links liegt findet zeitlich früher statt, eine relativ rechts notierte Aktivität zeitlich später. Die gedachte Zeitachse hat auch keine Teilung in Intervalle und wir nehmen auch keine Informationen zu Durchlaufzeit oder Zyklusdauer der Schritte auf, es sei denn wir benötigen diese Informationen aufgrund einer besonderen Fragestellung. Um genauere Daten je Prozessschritt zu dokumentieren ist das Format der Wertstromanalyse deutlich besser geeignet. 
Umgang mit Zusatzinformationen ⇑
Im Rahmen der sukzessiven Prozessaufnahme werden Teilnehmer auch unmittelbar Informationen über Schwierigkeiten oder Probleme teilen. Als Moderator ist es wichtig, darauf zu reagieren und den Teilnehmern das Gefühl zu geben, gehört zu werden. Nur mit sehr disziplinierten oder geübten Teams können wir die eigentliche Prozessaufnahme von der Erfassung von Problemen trennen.
Das klassische Werkzeug hierfür wäre der Kaizen-Burst, den wir auf ein Post-IT malen und mit der Problembeschreibung füllen, um ihn dann zum betroffenen Prozessschritt hinzuzufügen. Meist ist das nicht praktikabel, weil
- Gerade bei einer Vielzahl von Problemen in einem Prozess die Lesbarkeit der Swimlane insgesamt massiv leidet,
- Problembeschreibungen in der Regel so viel Platz erfordern, dass die Kaizen-Bursts graphisch sehr groß werden
- Ein Schritt durchaus mehrere Probleme beinhalten kann, was zu zusätzlichen Problemen bei der Positionierung der Kaizen-Bursts führt.
Eine Alternative besteht darin, die Probleme an der rechten Seite der Swimlane zu sammeln und an den Prozessschritten selbst nur Markierungen in Form z.B. kleiner nummerierter Blitze anzubringen.
Eine Alternative ohne direkte Zuordnung zu Prozessschritten bietet ein „Parkplatz“, der vor dem Workshopstart auf einem Flipchart angelegt wird. Dort sammeln wir links Probleme, die berichtet werden, und rechts ggf. auch schon Lösungsvorschläge. Die Zuordnung zu Prozessschritten erfolgt dann nach Fertigstellung der Swimlane. So können Probleme, die frühzeitig geäußert werden, aber nicht im unmittelbaren Kontext des gerade aufgenommenen Prozessschrittes stehen, dokumentiert und später zugeordnet werden.
Zeitbedarf ⇑
Das Mapping eines Prozesses mittels Swimlane kann leicht 1,5 bis zwei Stunden erfordern. Bei Teams, die das erste Mal durch den Mapping-Prozess gehen, ist insbesondere der Start gefühlt langsam. Als Moderator möchte man gerne schneller vorankommen, das Team benötigt aber die Zeit, um sich mit dem Werkzeug und der Vorgehensweise vertraut zu machen. Zeitdruck aufzubauen hilft in dieser Phase nicht. Die wirklich produktive Phase erreichen neue Teams erst nach 20-30 min ab dem Start des Mappings.
Abschluss ⇑
Es empfiehlt sich, zum Abschluss die erstellte Swimlane noch einmal mit dem Team von Anfang bis Ende durchzugehen, um sie auf Konsistenz zu prüfen, ggf. kleinere Korrekturen bzw. Schärfungen vorzunehmen. Ferner können wir hier weitere Informationen zu ergänzen, die für die Fragestellung wichtig sind. Wenn die Swimlane vom Team „abgenommen“ ist, können auch die noch fehlenden Verbindungslinien auf dem Brownpaper nachgetragen werden. Damit haben wir ein Bild des Prozesses geschaffen, dass allen Teammitgliedern einen Überblick über den Prozessaublauf wie auch die Zusammenhänge vermittelt und die Grundlage für die eigentliche Prozessoptimierung bildet.
Weitere Nutzung der erstellten Swimlane ⇑
Nach der Prozessaufnahme folgt die inhaltliche Arbeit. Wir können einerseits die aufgenommenen Probleme Schritt für Schritt durchgehen, diese nach Schwere und Häufigkeit bewerten und ggf. Lösungsmöglichkeiten erarbeiten. Eine weitere Betrachtung kann die Einteilung nach Mehrwert, notwendiger und unnötiger Verschwendung sein, um dann notwendige Verschwendung zu minimieren und unnötige Verschwendung ganz aus dem Prozess herauszunehmen. Bei der Betrachtung der Schnittstellen (Wechsel zwischen Rollen) können wir Medienbrüche und Gründe für Verzögerungen identifizieren und zugleich wichtige Aspekte für eine Digitalisierung herausarbeiten.
