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Start mit einfachen Werkzeugen
- Prozesse unter Kontrolle sind, d.h. sie fluktuieren nicht erratisch,
- Arbeitsstandards für die Prozessabläufe vorliegen, die als Grundlage für weitere Verbesserungen wie auch das Training der Mitarbeiter dienen,
- Arbeitsplätze innerhalb der Prozesse wie auch der gesamte Arbeitsbereich mit 5S optimiert sind,
- Rollen und Verantwortlichkeiten in der Organisation klar und jedem bekannt sind,
- die Arbeit der Führungskräfte durch Routinen strukturiert ist und
- Kennzahlen für die Prozesse vorliegen, die mit den Mitarbeitern im Rahmen regelmäßiger Performance Dialoge besprochen werden, um Ansatzpunkte für weitere Verbesserungen herauszuarbeiten.
Sehr häufig sind diese Voraussetzungen nicht oder nur in Teilen gegeben und müssen zunächst geschaffen werden. Ein guter Startpunkt können hier die Performance Dialoge sein, da sie im Rahmen der Diskussionen über Prozesse, die ja ein gewollter Teil der Dialoge sind, die Aufmerksamekeit auf die oben aufgezählten Themen lenken. Richtig eingeführte Performance Dialoge sorgen für „Spin-Offs“, Folgeaktivitäten wie z.B. Kaizen-oder 5S-Workshops, in deren Rahmen Arbeitsstandards entstehen, Rollenklärungen erfolgen oder erste Routinen entstehen.
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Querverweis:
Weitere Denkanstöße:
Fokus
Wissen
Change
PD’s
Ziel
Wichtig ist, dass dies allem einem Masterplan folgt und insgesamt gesteuert wird. Die solitäre Einführung von Performance Dialogen oder das Durchführen einer 5S-Kampagne wird kurzzeitig Wirkung entfalten, mittelfristig aber zerfasern, da die initial erreichte Begeisterung und Aufmerksamkeit nicht aufrecht erhalten werden kann. Grund dafür ist häufig, dass Probleme, die während der Einführung der Werkzeuge sichtbar werden und möglicherweise schon lange vorhanden und bekannt waren, auch weiterhin nicht gelöst werden.
Wie sieht also der Masterplan aus, um Basisstabilität zu erreichen?
Er besteht aus 4 wesentlichen Elementen, deren Reife wir beurteilen müssen:
- Eine Leistungsfähige Organisation schaffen
Ist die aktuelle Organisation in der Lage, den Kundenanforderungen gerecht zu werden? Kennen alle Führungskräfte ihre Rollen und Verantwortlichkeiten? Gibt es Überlappungen oder weiße Flecken bei den Verantwortlichkeiten? Liegen Kennzahlen vor, an denen die Erreichung der Ziele im Bezug auf die Kundenanforderungen gemessen werden können? - Transparenz herstellen und Ressourcen fokussieren
Hier geht es um den Aufbau eines wirksamen Performance Managements, das auch ermöglicht, Ressourcen innerhalb der Prozesse so zuzuordnen, dass Lastspitzen oder Phasen niedriger Nachfrage effektiv ausgeglichen werden können. Performance Dialoge sind das zentrale Werkzeug, ergänzt um ein Kapazitätsmanagement, beides eingebettet in das sogenannte Shopfloor Management. - Tätigkeiten standardisieren
Standards beschreiben die beste aktuell bekannte Art und Weise eine Tätigkeit auszuführen unter den Randbedingungen, dass es sicher für die Mitarbeiter ist, die Kundenanforderungen erfüllt werden und es die kostengünstigste Vorgehensweise ist. Durch Arbeitsstandards ensteht einheitlichkeit, Vorhersagbarkeit und Kontinuität. Zugleich dienen die Standards als Grundlage für Einweisung und Training sowie als Referenz oder Ausgangsbasis für kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. - Mitarbeiter qualifizieren
Neue Mitarbeiter in ihre Tätigkeit einzuweisen ist mindestens so wichtig wie Bestandskräfte regelmäßig mit einer Auffrischung des Wissens über die Prozesse und Abläufe zu versorgen. Im 4. Element wird die Systematisierung des Trainings auf Basis der Arbeitsstandards behandelt, ergänzt um regelmäßiges individuelles Performance-Feedback, dass die Mitarbeite für ihre persönliche Entwicklung nutzen können.
Fazit
Eine kritische Bestandsaufnahme zu Beginn gibt Aufschluss darüber, wie umfassend die Anpassungen sein müssen (Evolution oder Transformation). Wichtig ist in beiden Fällen, dass es nicht bei der Einführung einzelner Werkzeuge bleibt, sondern die sukzessive Entwicklung zu einem Gesamtsystem im Sinne der oben gezeigten vier Elemente angestrebt wird.